BMKB: rapportage en bewaarplicht

De bank verstrekt het krediet en blijft verantwoordelijk voor de borgstelling. Daarom moet je alle stukken die de aanvraag onderbouwen minimaal 7 jaar bewaren: het kredietcontract, ondernemingsplan of businesscase, offertes en facturen die aantonen waarvoor je het krediet gebruikt, en je jaarrekeningen vanaf het jaar van de aanvraag. RVO kan binnen deze termijn steekproeven uitvoeren om te controleren of het krediet conform de BMKB-regeling is ingezet.

Daarnaast houd je bij: kredietafschriften waarop aflossingen en rentebetalingen zichtbaar zijn, correspondentie met de bank over aanpassingen of uitstel, én eventuele wijzigingsdocumenten (overname, splitsing, nieuwe statuten). Voor groene investeringen (BMKB Groen) geldt aanvullende bewijsplicht: energielabels, certificaten van installateurs of facturen die aantonen dat het om een MIA/Vamil-erkende technologie gaat.

Je bank is de eerste partij die controleert of je aan de BMKB-voorwaarden blijft voldoen. Standaard lever je elk jaar je definitieve jaarrekening aan, zodat de bank kan zien of je omzet en personeelsomvang binnen de mkb-definitie blijven (minder dan 250 fte, omzet onder €50 miljoen of balanstotaal onder €43 miljoen). Ook checkt de bank of je nog voldoet aan solvabiliteits- en liquiditeitsnormen.

Verder geldt een directe meldplicht bij ingrijpende gebeurtenissen: aanvraag van surseance of faillissement, verkoop of overdracht van (een deel van) de onderneming, fusie of splitsing, of wijziging van de rechtsvorm. Meld dit onmiddellijk schriftelijk aan je bank; verzuim kan leiden tot directe opeising van het krediet of verlies van de borgstelling. Bij BMKB Groen kan de bank ook vragen om bewijs dat de investering daadwerkelijk is geïmplementeerd.

RVO voert periodiek steekproeven uit om te verifiëren dat banken de BMKB-regeling correct toepassen. In de praktijk betekent dit dat RVO bij jouw bank een selectie van dossiers opvraagt. Als jouw dossier wordt geselecteerd, kan RVO bij jou of je bank om aanvullende stukken vragen: kredietovereenkomst, ondernemingsplan, facturen en betalingsbewijzen.

De controle richt zich op drie punten: was je bij aanvraag een mkb-onderneming volgens de EU-definitie, is het krediet gebruikt voor toegestane doeleinden (geen onroerend goed, participaties of schuldsanering), en heb je aan alle voorwaarden voldaan? Onregelmatigheden kunnen leiden tot terugvordering van de borgstelling bij de bank en – in ernstige gevallen – verhaal op jou als ondernemer. Zorg dus dat je administratie compleet en actueel is.

De wettelijke bewaarplicht voor fiscale documenten is 7 jaar; voor BMKB geldt minimaal dezelfde termijn, gerekend vanaf het moment dat het krediet volledig is afgelost. Bewaar de volgende categorieën: krediet- en borgstellingsdocumentatie, projectadministratie (offertes, facturen, betalingsbewijzen), jaarrekeningen en tussentijdse rapportages, correspondentie met bank en RVO.

Digitale opslag is toegestaan, mits documenten ongewijzigd, volledig en toegankelijk blijven. Gebruik bijvoorbeeld een beveiligde cloud-omgeving of een lokale back-up die je periodiek test. Labelen per project of per subsidie maakt controles eenvoudiger. Let op: bij bedrijfsovername of opheffing blijft de bewaarplicht bestaan; regel in de overdrachtsakte wie verantwoordelijk is voor het archief.

Onvolledige of ontbrekende administratie kan leiden tot het verlies van de borgstelling. De bank kan het krediet direct opeisen als blijkt dat je niet aan de BMKB-voorwaarden voldoet of essentiële gebeurtenissen niet hebt gemeld. Bovendien kan RVO de borgstelling weigeren uit te keren als de bank in gebreke blijft, met mogelijk verhaal op jou.

Ook fiscaal loop je risico: de Belastingdienst kan boetes opleggen voor gebrekkige administratie, en bij gebrek aan bewijsstukken kunnen renteaftrek of investeringsaftrek worden geweigerd. Combineer je BMKB met andere regelingen – zoals WBSO, EIA of Innovatiekrediet – dan stapelen de bewaarplichten zich op. Zorg voor een gestructureerd archief per regeling, en maak jaarlijks een audit om hiaten tijdig te ontdekken.