DEI+: rapportage en bewaarplicht

RVO verwacht minimaal één voortgangsrapportage per projectjaar en altijd een eindrapportage binnen 13 weken na afronding. In de voortgangsrapportage beschrijf je technische vooruitgang, bereikte mijlpalen, CO₂-reductie en bestede kosten per kostenpost. De eindrapportage bevat de definitieve CO₂-berekening, projectresultaten en een slotverantwoording van alle subsidiabele kosten.

Voor pilotprojecten en demonstratieprojecten langer dan 24 maanden kan RVO tussentijdse toetsingsmomenten instellen. Op die momenten lever je bewijs van gerealiseerde output: foto's, testdata, facturen en gedetailleerde kostenspecificaties. Alle rapportages dien je digitaal in via het eLoket van RVO.

De wettelijke bewaarplicht voor DEI+ loopt 5 jaar na ontvangst van de laatste subsidietranche. Je moet alle originele facturen, offertes, urenstaten, CO₂-berekeningen en technische testverslagen bewaren. Ook contracten met leveranciers, samenwerkingsovereenkomsten en bankafschriften waarop subsidiebetalingen zichtbaar zijn, vallen onder deze verplichting.

RVO kan tot 5 jaar na projecteinde een controle instellen. Ontbreekt een factuur of is de urenregistratie onvolledig, dan kan RVO de subsidie (gedeeltelijk) terugvorderen. Bewaar daarom alle stukken digitaal én op papier, met duidelijke labels per kostenpost en projectfase. Zie ook Innovatiekrediet en MIT R&D-samenwerking voor vergelijkbare bewaartermijnen.

Voor de DEI+ subsidie is CO₂-impact het belangrijkste meetcriterium. In elke voortgangsrapportage vul je de gerealiseerde CO₂-reductie in ton per jaar in, berekend volgens de RVO-rekenmodule of een erkende LCA-methode. Je vergelijkt de huidige situatie (baseline) met de situatie ná implementatie van de innovatie.

Technische voortgang rapporteer je aan de hand van vooraf gedefinieerde mijlpalen in je projectplan: proof-of-concept behaald, pilot opgeschaald naar demonstratie, marktkwalificatie uitgevoerd. Voeg bewijs toe: meetdata, foto's van de installatie, testlogboeken en rapportages van externe validatiepartijen. Gebruik dezelfde structuur als in je oorspronkelijke aanvraag, zodat RVO direct kan vergelijken.

Te late of onvolledige rapportage kan leiden tot schorsing van betalingen, boetes of zelfs volledige terugvordering van de subsidie. RVO stelt harde deadlines: eindrapportage binnen 13 weken na projecteinde, voortgangsrapportage binnen 8 weken na het rapportagemoment. Mis je de deadline zonder gegronde reden, dan stopt RVO de uitbetaling.

Ontbreekt cruciale onderbouwing — bijvoorbeeld een CO₂-berekening of facturen boven €50.000 — dan kan RVO die kostenpost afwijzen. Dat verkleint je subsidiabele bedrag en je moet het verschil terugbetalen. Plan rapportagemomenten daarom ruim in je projectplanning en stel een interne checklist op. Voor complexe projecten kan het lonen om een subsidieadviseur in te schakelen, net als bij WBSO of Innovatiebox.

RVO voert steekproefsgewijs controles uit tot 5 jaar na afloop. Controleurs checken of je project voldeed aan de voorwaarden, of kosten subsidiabel waren en of de CO₂-reductie is gerealiseerd. Zorg dat je administratie logisch geordend is: één map per kostenpost, chronologische volgorde, duidelijke labels.

Bereid een controle-dossier voor met: projectplan, alle goedgekeurde wijzigingen, volledige kostenstaat, urenstaten met functiebeschrijvingen, alle facturen, betalingsbewijzen en technische testrapporten. Voeg een inhoudsopgave en een kruisverwijzingstabel toe, zodat de controleur snel vindt wat hij zoekt. Zie ook de WBSO-pagina voor vergelijkbare controletips bij innovatiesubsidies.