Eurostars-3: rapportage en bewaarplicht

U levert minimaal een tussentijdse voortgangsrapportage en een eindrapportage in bij RVO. De tussenrapportage toetst of milestones worden gehaald, deelnemers actief zijn en budgetten op koers liggen. De eindrapportage bevat de technische resultaten, marktintroductie-plannen en een volledige financiële verantwoording met een accountantsverklaring (bij subsidiebedragen > €125.000 per partner).

RVO kan tussentijds aanvullende documenten opvragen, zoals bewijsstukken van loonkosten, facturen of samenwerkingsovereenkomsten. Lever documenten binnen gestelde termijnen aan; vertraging kan leiden tot schorsing van voorschotbetalingen of zelfs intrekking van de subsidie.

Bewaar alle uren­registraties, facturen, contracten en technische documentatie minimaal vijf jaar na de einddatum van het project. Dit geldt voor alle deelnemers in het consortium, ongeacht of RVO direct controleert. De Europese Commissie en EUREKA-auditors kunnen steekproefsgewijs controles uitvoeren, ook jaren na afloop.

Gebruik een duidelijke mappenstructuur per project: scheid kostensoorten (personeel, materiaal, onderaanneming) en bewaar correspondentie met partners en RVO. Voor bedrijven die meerdere innovatieregelingen combineren—zoals Horizon Europe of MIT Haalbaarheid—is het essentieel dat Eurostars-kosten afzonderlijk traceerbaar zijn.

De meest voorkomende fouten zijn: (1) onvolledige urenverantwoording zonder gedetailleerde activiteitsbeschrijving, (2) facturen die niet op naam van de subsidieontvanger staan, (3) kosten die buiten de projectperiode vallen en (4) dubbele declaratie van uren die ook in WBSO of andere regelingen zijn opgevoerd.

Controleer maandelijks of alle betrokken medewerkers uren registreren per werkpakket en activiteit. Vraag leveranciers om offertes en facturen op correcte naam en datum. Leg samenwerkingsafspraken over intellectueel eigendom en kostenverdeling vast in een consortiumovereenkomst voordat het project start.

Bij materiële afwijkingen—zoals niet-gehaalde deliverables, overschrijding budget zonder motivatie of ontbrekende bewijsstukken—kan RVO het subsidiebedrag verlagen of terugvorderen. In ernstige gevallen (opzettelijke misleiding) volgt volledige terugvordering plus rente en kan een boete worden opgelegd.

Als de accountantsverklaring niet tijdig wordt ingediend, wordt de subsidie in een wachtstand gezet. U ontvangt dan geen voorschotten meer tot alle documenten compleet zijn. Houd daarom voldoende liquiditeit aan of combineer Eurostars met andere financieringsbronnen zoals Innovatiekrediet of private investeerders.