Horizon Europe: rapportage en bewaarplicht

Elk Horizon Europe-project kent periodieke rapportages: een tussentijds technical report én een financial statement per periode (meestal 18 maanden). Bij het eindrapport lever je een final publishable summary, een final technical report en de definitieve financiële afrekening in. De Europese Commissie controleert of je deliverables zijn behaald en of kosten eligible zijn.

Mis je een deadline? Dan stopt de EC met uitbetalen tot je het rapport hebt ingediend. Gebruik altijd de officiële templates uit het Horizon Europe Portal. RVO's Team IRIS biedt trainingen waarin je leert hoe je een technical report en financial statement correct opstelt.

De Europese Commissie schrijft een bewaarplicht van minimaal 5 jaar voor na de laatste betaling van je project. Je moet alle originele timesheets, facturen, contracten, audittrails en technische logs digitaal én (indien vereist) fysiek bewaren. Bij een audit — die ook jaren na afsluiting kan komen — moet je binnen enkele weken alle gevraagde stukken kunnen overleggen.

Vergeet niet dat ook MIT R&D-samenwerkingsprojecten soms naast Horizon Europe lopen; zorg dat je administratie beide subsidiestromen duidelijk scheidt. Tip: maak een aparte Horizon Europe-map in je DMS en tag alle documenten per work package.

De rapportagefrequentie staat in je Grant Agreement: vaak zijn er 1–3 reporting periods van elk 12–24 maanden. Je dient het periodic report in binnen 60 dagen na het einde van de periode. De EC heeft vervolgens maximaal 90 dagen om te reviewen en de betaling goed te keuren. Bij vertraging in jouw rapportage loopt ook je cashflow vertraging op.

Naast formele rapportages vraagt de EC soms ad-hoc updates voor policy briefings of interim reviews. Combineer je Horizon Europe met Eurostars of nationale innovatieregelingen? Stem dan je rapportagemomenten af om dubbel werk te voorkomen.

De Europese Commissie voert desk audits (op afstand) en on-site audits uit, zowel tijdens als na je project. Bij een audit controleert een onafhankelijke auditor of je kosten eligible zijn, of je time-registration klopt en of je intellectual property correct hebt gedocumenteerd. Geconstateerde fouten kunnen leiden tot terugvordering van subsidie, inclusief rente.

Bereid je voor door een interne pre-audit te doen voordat je het eindrapport indient. Check of alle uren traceerbaar zijn, of indirecte kosten (overhead) correct zijn berekend volgens je gebruikelijke boekhouding, en of subcontracting binnen de 30%-grens blijft. RVO's Team IRIS kan je doorverwijzen naar gespecialiseerde Horizon Europe-adviseurs die mock-audits verzorgen.

Je rapporteert via het Funding & Tenders Portal (eGrants). Daar vind je de verplichte templates voor technical reports, financial statements en het Certificate on Financial Statements (CFS, verplicht bij >€325.000 EU-bijdrage per beneficiary). Download altijd de nieuwste versie van het template — oudere versies worden geweigerd.

Voor time-registration kun je eigen systemen gebruiken (Jira, Toggl, Excel), mits deze voldoen aan de audit-eisen: dagelijkse registratie, projectcode per taak, goedkeuringsflow. Overweeg een specialis Horizon Europe-module in je ERP als je meerdere projecten tegelijk beheert. Koppel dit aan WBSO-urenadministratie om overlap in S&O-kosten te detecteren.