ISDE: rapportage en bewaarplicht

Voor iedere subsidieaanvraag ISDE moet je een volledige factuur van een erkend installatiebedrijf bewaren. Daarnaast zijn offerte, installatiebevestiging, productspecificaties en bankafschriften verplicht. RVO kan tot 5 jaar na uitbetaling controleren of de uitgevoerde maatregel—zoals een warmtepomp of isolatiepakket—voldoet aan de gesubsidieerde specificaties. Voorbeelden van vereiste documenten:

Je kunt de ISDE-subsidie pas aanvragen nádat de installatie is gerealiseerd, maar maximaal 24 maanden na factuurdatum. Die 24-maanden-grens geldt als harde deadline; te late aanvragen worden automatisch afgewezen. Let op: de aanvraagtermijn loopt vanaf de datum op de factuur, niet vanaf de dag van betaling. Plan je aanvraag daarom binnen 20 maanden in, zodat je buffer hebt voor eventuele vragen of aanvullende documenten. Controleer voor indiening of de factuur voldoet aan de RVO-eisen—ontbrekende BTW-nummers of vage omschrijvingen leiden vaak tot afwijzing.

RVO voert steekproefsgewijs en risicogestuurd controles uit, zowel administratief als fysiek ter plaatse. Bij twijfel over de installatie—bijvoorbeeld een opgegeven vermogen dat niet klopt met de typeplaatgegevens—kan RVO een huisbezoek plannen. Kun je de vereiste documenten niet overleggen binnen de door RVO gestelde termijn (meestal 4 weken), dan wordt de subsidie teruggevorderd inclusief wettelijke rente. Ook ontdekte afwijkingen tussen factuur en werkelijke installatie (vb. ander merk of type warmtepomp) leiden tot terugbetaling. Bewaar daarom ook foto's van typeplaatjes en serienummers als extra bewijs.

Veel woningeigenaren stapelen de ISDE met gemeentelijke of provinciale regelingen voor energiebesparing. Daarbij is het essentieel dat elke subsidiegever zijn eigen set facturen of verantwoordingseisen krijgt. Maak voor iedere subsidie een apart dossier en check of kostenposten dubbel ingediend mogen worden—sommige gemeenteregelingen vereisen dat je alleen het eigen aandeel (bedrag minus ISDE-subsidie) declareert. Bij EIA of MIA/Vamil voor zakelijke panden gelden weer andere bewaarplichten; combineer je ISDE met fiscale regelingen, houd dan ook de jaarrekening en balansposten bij.

De meest voorkomende reden voor afwijzing is een factuur zonder gedetailleerde omschrijving: "warmtepomp" is onvoldoende, RVO wil vermogen, energielabel en merknaam zien. Ook het te laat indienen—na de 24 maanden—kost jaarlijks duizenden aanvragers hun subsidie. Een derde valkuil is het aanvragen vóór installatie; de subsidie is expliciet bedoeld als tegemoetkoming achteraf, geen voorfinanciering. Zorg dat je installateur gewend is aan ISDE-aanvragen en vraag om een factuur die voldoet aan RVO-specificaties. Check tot slot of het energielabel of MKI-score van biobased isolatie binnen de 2026-normen valt (MKI ≤ 1,90 bij Rd 3,5).