MIA/Vamil: rapportage en bewaarplicht

Je bent verplicht facturen, Milieulijst-bevestiging, investeringsadministratie en de RVO-beschikking minimaal 5 jaar te bewaren. De Belastingdienst controleert tijdens controles of je investering op de Milieulijst 2026 stond en of de factuur binnen het investeringsjaar is betaald. Ook moet je aantonen dat het bedrijfsmiddel daadwerkelijk in gebruik is genomen. Ondernemers die kiezen voor MIA/Vamil moeten daarom vanaf het moment van aanvraag tot 5 jaar na dato alle bewijsstukken digitaal of op papier opslaan.

Voor elektrische mobiele voertuigen, waarbij het belastingvoordeel in 2026 is verhoogd naar 90% (minimaal €25.000 investering), geldt dezelfde bewaarplicht plus het kentekenbewijs en eventuele leasedocumentatie. Bij twijfel over het bedrijfsmiddel moet je een technische omschrijving, afbeelding of installatiedocumentatie kunnen overleggen.

Je rapporteert je MIA/Vamil-aftrek in de vennootschaps- of inkomstenbelasting-aangifte van het investeringsjaar. Op het aangiftebiljet vermeld je het bedrijfsmiddel, het factuurbedrag en het aftrekpercentage (27%, 36% of 45% voor MIA; 75% voor Vamil). Voor investeringen op de Milieulijst 2026 is geen aparte rapportage aan RVO nodig na de beschikking—alleen een correcte verwerking in de fiscale administratie.

Let op: bij het combineren van MIA en Vamil moet je in je aangifte vermelden welke regeling je voor welk deel toepast. Omdat Vamil willekeurige afschrijving toestaat, moet je per jaar vastleggen hoeveel je afschrijft. De Belastingdienst mag bij controle de volledige afschrijvingshistorie opvragen. Bij onjuiste administratie volgt naheffing met boete en rente.

In 2026 mag je MIA/Vamil NIET combineren met SSEB (Subsidieregeling Schoon en Emissieloos Bouwmaterieel) of SWIM (Subsidieregeling Waterstof in mobiliteit). Volgens RVO vervalt het belastingvoordeel automatisch als je voor hetzelfde bedrijfsmiddel een SSEB- of SWIM-subsidie aanvraagt of hebt ontvangen. Wel mag je MIA/Vamil stapelen met andere regelingen zoals EIA (Energie-investeringsaftrek), Innovatiebox of de KIA (Kleinschaligheidsinvesteringsaftrek), mits de fiscale aftrek niet dezelfde investering betreft.

In de praktijk betekent dit dat je voor een elektrische maaiboot (Milieulijst 2026) MIA/Vamil kunt claimen, maar niet parallel SSEB-subsidie. Voor zonnelamellen of warmtepompen kun je daarentegen MIA/Vamil combineren met EIA, omdat EIA uitsluitend energie-aftrek biedt. Check altijd de beschikking van RVO: daar staat expliciet of stapeling is toegestaan voor jouw bedrijfsmiddel.

Bij een Belastingdienst-controle worden facturen, Milieulijst-nummer en gebruiksgegevens nagelopen. Ontbreken bewijsstukken, dan wordt de aftrek teruggedraaid met naheffing, boete (meestal 25–50%) en rente vanaf het investeringsjaar. Ook bij onjuiste toepassing—bijvoorbeeld een bedrijfsmiddel dat niet op de lijst staat—volgt correctie.

Ondernemers die achteraf merken dat ze een verkeerd percentage hebben geclaimd, kunnen een herzieningsverzoek indienen bij de Belastingdienst. Dit moet binnen 3 jaar na dagtekening aanslag. Let op: ook RVO kan controle uitvoeren op het gebruik van het bedrijfsmiddel. Verkoop je het bedrijfsmiddel binnen 5 jaar, dan moet je dit melden; eventueel volgt terugbetaling van het fiscaal voordeel.

De Belastingdienst accepteert digitale opslag mits bestanden onveranderbaar en doorzoekbaar zijn. PDF-facturen, gescande beschikkingen en een Excel-register met investeringsdatum, factuurnummer en bedrijfsmiddel-code voldoen. Gebruik back-ups en timestamp-logging om aan te tonen dat documenten niet zijn gewijzigd.

Voor grotere bedrijven is een DMS (documentmanagementsysteem) met versiebeheer en audit-trail aan te raden. RVO adviseert om per investeringsproject een digitale map aan te maken met factuur, RVO-beschikking, Milieulijst-referentie, foto's en gebruiksregistratie. Bewaar ook e-mailcorrespondentie over de investering. Bij verkoop of sloop van het bedrijfsmiddel binnen 5 jaar scan je de verkoopfactuur of sloopverklaring en bewaar je die bij het dossier.