SLIM: rapportage en bewaarplicht

De rapportageplicht hangt af van het aangevraagde bedrag en de looptijd van je project. Voor aanvragen tot €25.000 heeft UVB de vaststelling vereenvoudigd: je hoeft in principe geen tussenrapportage meer in te dienen, tenzij gevraagd. Voor subsidies boven €25.000 moet je wel een uitgebreide verantwoording insturen, inclusief een activiteitenverslag, deelnemerslijsten, facturen en betalingsbewijzen. Bij samenwerkingsverbanden geldt altijd een uitgebreide rapportageverplichting, ongeacht bedrag.

Het activiteitenverslag beschrijft welke leer- en ontwikkelactiviteiten je hebt uitgevoerd, hoeveel medewerkers hebben deelgenomen en of je de doelstellingen uit je aanvraag hebt gehaald. Voeg voor elke activiteit een deelnemerslijst toe met handtekeningen. Daarnaast lever je alle facturen en betaalbewijzen in die aantonen dat de subsidiabele kosten daadwerkelijk zijn gemaakt. Let op: kosten die niet in de begroting stonden of niet subsidiabel zijn, worden niet vergoed. Tussentijdse wijzigingen in planning of budget moet je altijd melden bij UVB.

Voor projecten langer dan 12 maanden vraagt UVB vaak een tussenrapportage, meestal na één jaar. De eindrapportage moet je uiterlijk 13 weken na afloop van de projectperiode indienen. Controleer in je beschikking de precieze deadlines; te laat indienen kan leiden tot korting of terugvordering. Voor het tweede individuele tijdvak (10 augustus tot 7 september 2026) en het samenwerkingsverband-tijdvak (8 juni tot 6 juli 2026) gelden dezelfde regels.

Bij kleinere aanvragen onder €25.000 geldt sinds 2026 automatische vaststelling: je hoeft pas na afloop één eindverantwoording in te dienen, en die wordt in veel gevallen zonder extra verificatie geaccepteerd. Toch blijft de bewaarplicht van kracht: UVB kan tot 5 jaar ná vaststelling een steekproef uitvoeren. Bewaar dus áltijd originele facturen, betalingsbewijzen, deelnemerslijsten en communicatie met adviseurs. Gebruik een aparte projectmap (fysiek of digitaal) en zorg dat alle documenten gedateerd en genummerd zijn.

De bewaarplicht voor SLIM-subsidie documenten is 5 jaar, gerekend vanaf de datum van de vaststellingsbeschikking. Deze termijn komt uit de Algemene wet bestuursrecht en geldt voor álle subsidieregelingen. Bewaar in elk geval: de volledige aanvraag met bijlagen, alle correspondentie met UVB (verlenings- en vaststellingsbeschikking), het gedetailleerde activiteitenverslag, deelnemerslijsten met handtekeningen, alle facturen en betalingsbewijzen, urenstaten van adviseurs en eventuele contracten met externe trainers of bureaus.

Daarnaast is het verstandig om foto's, evaluatieformulieren en notulen van kick-off- en evaluatiegesprekken te bewaren. Die bewijzen dat de activiteiten daadwerkelijk hebben plaatsgevonden en gericht waren op medewerkers (niet alleen bestuurders). Bij een steekproef of een vermoeden van oneigenlijk gebruik kan UVB deze stukken opvragen. Ontbreken ze, dan risiceer je terugvordering van (een deel van) de subsidie plus wettelijke rente. Gebruik een back-up in de cloud én een lokale kopie, zodat je ook na een computercrash of bedrijfsverhuizing aan de bewaarplicht kunt voldoen.

Te laat of niet indienen van de verantwoording leidt in de meeste gevallen tot intrekking of verlaging van de subsidie. UVB stuurt eerst een herinnering met een nieuwe, korte deadline. Reageer je ook dan niet, dan vervalt je recht op uitbetaling of moet je al ontvangen voorschotten terugbetalen. Bij opzet of herhaaldelijk verzuim kun je bovendien worden uitgesloten van toekomstige SLIM-aanvragen.

Ook onvolledige rapportages kunnen problematisch zijn. Ontbreken deelnemerslijsten of betaalbewijzen, dan kan UVB die specifieke kostenpost afwijzen en het subsidiebedrag proportioneel verlagen. Merk je tijdens het project dat je de planning of begroting moet aanpassen? Meld dit dan direct via het wijzigingsformulier op de UVB-website. Achteraf bijsturen is vaak niet meer mogelijk. Houd bij grotere projecten een maandelijkse administratiecheck: zo voorkom je verrassingen bij de eindrapportage en houd je overzicht over declarabele uren en kosten.

SLIM mag in principe niet worden gecombineerd met andere rijkssubsidies voor dezelfde activiteit en dezelfde kosten. Dat betekent dat je bijvoorbeeld niet tegelijk WBSO en SLIM kunt gebruiken voor dezelfde opleidingsuren. Wel mag je SLIM gebruiken voor het opstellen van een opleidingsplan, en daarna een andere regeling (zoals ESF-subsidies of sectorale O&O-fondsen) inzetten voor de uitvoering. Check altijd de cumulatieregels in de subsidiebeschikking.

Voor kosten die niet door SLIM worden gedekt—zoals loonkosten van deelnemers tijdens de training—kun je soms wél een andere regeling inzetten. Denk aan EIA voor nieuwe apparatuur die je aanschaft voor de bedrijfsschool, of innovatiebox-voordeel als de scholing bijdraagt aan octrooieerbare kennis. Bespreek complexere combinaties altijd met een subsidieadviseur: foutieve stapeling leidt tot terugvordering van beide regelingen, inclusief rente en boete.