Subsidie-projectkosten: wat mag je rekenen?

De meeste subsidies dekken loonkosten (bruto salaris + werkgeverslasten), materiaalkosten (grondstoffen, apparatuur), externe advieskosten (consultants, onderzoeksbureaus) en soms een overhead-opslag (kantoorkosten, IT). Let op: overheadpercentages verschillen per regeling. De WBSO werkt met een forfait, terwijl MIT werkelijke kosten vergoedt. Controleer altijd de specifieke handleiding van je subsidieverstrekker — bij RVO.nl vind je per regeling een kostenspecificatie.

Voor WBSO geldt in 2026 een forfaitair S&O-uurloon van € 29 voor ondernemingen met personeel. Andere regelingen zoals MIT of Europese programma's eisen dat je werkelijke uren registreert en onderbouwt met urenstaten en CAO-bevestiging. Tip: als je meerdere subsidies combineert, houd dan aparte urenregistratie per project — dubbele declaratie is niet toegestaan en kan leiden tot terugvordering.

Materiaalkosten zijn vaak subsidiabel als ze direct aan het project zijn toe te wijzen. Denk aan prototypes, testsoftware of lab-apparatuur. Externe advieskosten mogen meestal tot een maximum percentage van het totale budget (vaak 25–50%). Overhead — denk aan huur, energie, administratie — wordt vaak forfaitair vergoed (bijvoorbeeld 25% van de directe kosten). Check de subsidievoorwaarden per regeling; sommige regelingen (zoals Horizon Europe) hebben strikte definities van eligible costs.

Subsidieverstrekkers beoordelen je aanvraag steeds vaker op wat het project oplevert voor de maatschappij — niet alleen op de kosten. Dat betekent: concrete KPI's, meetbare resultaten en een plan voor monitoring. Bij innovatiesubsidies moet je laten zien hoe je impact meet (CO₂-reductie, arbeidsplaatsen, kennisdeling). Bereid je aanvraag voor door harde data te verzamelen en een realistische begroting op te stellen die aansluit bij de beleidsdoelen van de verstrekker.