VEKI: rapportage en bewaarplicht

Je levert minimaal twee meldingen in: een startmelding zodra je begint met de investering en een oplevering binnen negen maanden na voltooiing. In de opleveringsrapportage toon je aan dat de apparatuur of techniek is geïnstalleerd én operationeel is. Daarnaast vraagt RVO jaarlijks een CO₂-meetrapport waarin je de daadwerkelijke emissie-reductie documenteert. Houd investeringsbedragen en terugverdientijd bij — RVO toetst of die overeenkomen met de goedgekeurde VEKI-aanvraag.

Bewaar alle projectdocumentatie — facturen, offertes, technische specificaties en CO₂-metingen — minimaal vijf jaar na de laatste subsidietranche. RVO kan ook jaren na afloop een audit uitvoeren. Net als bij EIA en MIA/Vamil worden documenten digitaal én fysiek geaccepteerd, zolang ze traceerbaar zijn. Gebruik een aparte map of documentmanagementsysteem om alle stukken per project te bundelen.

Blijft een rapportage uit, dan stuurt RVO eerst een herinnering. Reageer je niet binnen de gestelde termijn, dan kan RVO de subsidie opschorten of intrekken. Bij terugvordering worden tevens wettelijke rente en boetes berekend. Dit geldt ook als de CO₂-reductie lager uitvalt dan beloofd — RVO past de subsidie proportioneel aan. Zorg daarom dat je meetprotocollen vanaf dag één op orde zijn, vergelijkbaar met de rapportageeisen van SDE++.

Plan rapportagemomenten in je agenda en wijs één contactpersoon aan voor alle RVO-communicatie. Werk met standaardsjablonen voor CO₂-meetrapporten en laat jaarlijks een externe partij de data verifiëren. Koppel je VEKI-projectadministratie aan je financiële boekhouding, zodat investeringskosten en afschrijvingen direct zichtbaar zijn. Bedrijven die ook WBSO of EIA gebruiken, kunnen dezelfde documenten vaak hergebruiken voor meerdere regelingen.