Innovatiebox aanvragen: stap voor stap

Je kunt de Innovatiebox alleen gebruiken als je winst behaalt uit innovatieve activiteiten die erkend zijn door de RVO (via WBSO) of gedekt worden door een patent. Je onderneming moet vennootschapsbelastingplichtig zijn. De winst die je onder de Innovatiebox wilt laten vallen moet aantoonbaar voortkomen uit deze innovatieprojecten. Voor kleinere belastingplichtigen bestaat de mogelijkheid om forfaitair 25% van de winst onder te brengen, met een maximum van € 25 miljoen per jaar.

De eerste stap is het aanvragen van een WBSO-beschikking bij de RVO. Hiermee laat je zien dat je activiteiten voldoen aan de definitie van speur- en ontwikkelingswerk. Dien je WBSO-aanvraag minimaal een maand voor aanvang van het project in. Zonder geldige WBSO-beschikking of patent kun je geen gebruik maken van het 9%-tarief van de Innovatiebox.

Je moet kunnen aantonen welk deel van je totale winst toe te rekenen is aan de innovatieve activiteiten. Dit doe je door kosten, opbrengsten en investeringen apart te registreren per R&D-project. Je kunt in overleg met de Belastingdienst vooraf afspraken maken over dit winstpercentage, of kiezen voor de forfaitaire methode waarbij je zonder overleg 25% van je winst (max. € 25 miljoen) onder de Innovatiebox onderbrengt.

In je jaarlijkse vennootschapsbelasting-aangifte geef je aan welk deel van je winst onder de Innovatiebox valt. Dit gebeurt digitaal via het aangifteprogramma van de Belastingdienst. Zorg dat je administratie compleet is en dat je de link kunt leggen tussen de WBSO-uren en de behaalde winst. Houd ook rekening met eventuele tussentijdse aanslagen en voorlopige aanslagen waarin je al een beroep kunt doen op het 9%-tarief.

Bewaar alle relevante stukken: WBSO-beschikkingen, urenoverzichten van je R&D-medewerkers, financiële rapportages per project en eventuele octrooien of andere IP-rechten. De Belastingdienst kan achteraf controle uitvoeren, dus houd een heldere, projectgebaseerde administratie bij. Koppel kosten en baten direct aan de erkende innovatieprojecten en leg je berekeningsmethode vast in een notitie.